KVKK Aydınlatma Metni

1. Giriş Ve Kapsam

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) 10. maddesi ile Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, Kynic Agent platformunu, web sitesini (kynicagent.com), uygulamalarını ve yapay zeka destekli müşteri iletişim hizmetlerini kullanan kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla işbu KVKK Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”) hazırlanmıştır.

Kynic Agent’ın kişisel verileri genel olarak nasıl işlediğine ve gizlilik ilkelerine dair daha kapsamlı bilgi edinmek için Gizlilik Politikası, işletmeler arası veri işleme esasları için Veri İşleme Sözleşmesi ve Alt Veri İşleyenler Listesi'ne bakabilirsiniz.

---

2. Veri Sorumlusu Ve İletişim Bilgileri

Türkiye Cumhuriyeti mevzuatına uygun olarak işlenen kişisel verileriniz bakımından KVKK uyarınca Veri Sorumlusu sıfatıyla hareket eden şirket bilgileri aşağıdadır:

• Ticari Unvan / İşletme Adı: Muhammed Eren Akbaş – Kynic Agent (Diyojen Yazılım)
• Vergi Dairesi ve Numarası: Küçükköy Vergi Dairesi / VNO: 0151249191
• Adres: İstanbul, Türkiye
• E-posta Adresi: contact@kynicagent.com
• Web Sitesi: kynicagent.com
• VERBİS Kaydı: Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları uyarınca (yıllık 50 çalışanın ve 100 milyon TL mali bilançonun altındaki işletmeler için öngörülen muafiyet kriterleri çerçevesinde) VERBİS sicil kayıt yükümlülüğünden muaf durumdadır / mevzuatsal sınırlar takip edilmektedir.

---

3. Kapsam Ve İlgili Kişi Kategorileri

Bu Aydınlatma Metni, Kynic Agent sistemleri ve hizmetleri kapsamında kişisel verileri işlenen aşağıdaki ilgili kişi gruplarını kapsar:

1. İşletme Müşterileri ve Yetkilileri (“Müşteri”): Kynic Agent platformuna kaydolan, platform hizmetlerini satın alan, panel ve entegrasyonları kullanan işletme sahipleri, şirket yetkilileri, temsilcileri ve çalışanları.
2. Son Kullanıcılar: Müşterilerimizin Kynic Agent platformu (WhatsApp, Instagram, Web Chatbot vb.) aracılığıyla iletişim kurduğu, mesajlaştığı veya randevu/sipariş oluşturduğu gerçek kişiler. (Not: Son Kullanıcı verileri bakımından asıl Veri Sorumlusu Müşteri’dir; Kynic Agent Veri İşleyen sıfatını haizdir).
3. Site Ziyaretçileri: kynicagent.com ve alt alan adlarını ziyaret eden kullanıcılar.
4. İş Ortakları, Tedarikçi ve Hizmet Sağlayıcı Temsilcileri: Kynic Agent ile ticari veya sözleşmesel ilişki içinde bulunan üçüncü tarafların yetkili ve çalışanları.
5. Çalışanlar ve İş Başvurusu Yapanlar: Kynic Agent bünyesinde çalışanlar ile iş başvurusunda bulunan adaylar.

---

4. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri Ve Toplama Yöntemleri

Kişisel verileriniz; web sitemiz, platform panelimiz, WhatsApp/Instagram entegrasyonları, API’ler, iletişim formları, destek kanalları ve sözleşmesel süreçler aracılığıyla otomatik, kısmen otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

Toplanan veri kategorileri şunlardır:

---

5. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları Ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

a) Sözleşmenin Kurulması veya İfası (KVKK m. 5/2-c)

• Kynic Agent SaaS platform hizmetinin sunulması, üyelik ve hesap yönetimi.
• Yapay zeka destekli müşteri temsilcisi (chatbot) altyapısının çalıştırılması.
• Entegrasyonların (Google Calendar, Instagram, WhatsApp vb.) sağlanması ve teknik destek verilmesi.
• Son Kullanıcı mesajlarının Müşteri talimatları doğrultusunda yanıtlanması ve otomasyon akışlarının çalıştırılması.

b) Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi (KVKK m. 5/2-ç)

• Ödeme ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi, ticari defter ve fatura kayıtlarının saklanması (TTK, VUK).
• 5651 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca sistem erişim loglarının ve işlem güvenliği verilerinin tutulması.
• Yetkili kamu kurum ve adli makamlardan gelen yasal taleplerin karşılanması.

c) Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati (KVKK m. 5/2-f)

• Platform güvenliğinin, bilgi güvenliğinin ve ağ sürekliliğinin sağlanması.
• Hizmet kalitesinin, performansının ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi.
• Müşteri ilişkileri yönetimi, talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması.

d) Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması (KVKK m. 5/2-e)

• Olası hukuki uyuşmazlıklarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi, dava ve icra takiplerinin yürütülmesi.

e) Açık Rıza (KVKK m. 5/1)

• Pazarlama, ticari elektronik ileti gönderimi, opsiyonel çerezler ve açık rıza gerektiren özel durumlar.

---

6. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler Ve Aktarım Amaçları

Kişisel verileriniz; hizmetin kesintisiz sunulabilmesi, teknik altyapı gereksinimleri ve yasal yükümlülükler doğrultusunda KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına ve yetkili kuruluşlara aktarılmaktadır:

Alt İşleyen listesinde bir değişiklik olması halinde, güncel liste Alt Veri İşleyenler Listesi sayfasında yayımlanır ve Müşteriler DPA hükümleri uyarınca önceden bilgilendirilir.

---

7. Yurt Dışına Veri Aktarımı Esasları (KVKK Madde 9)

Kynic Agent platformunda yararlanılan bazı yapay zeka (OpenAI, Anthropic, Google Gemini) ve mesajlaşma (Meta, Gupshup) sağlayıcılarının sunucuları yurt dışında bulunmaktadır.

Kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımı, KVKK Madde 9 ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda şu güvencelere dayanır:

1. Kurul tarafından verilmiş bir Yeterlilik Kararı bulunup bulunmadığı kontrol edilir.
2. Yeterlilik kararı bulunmayan hallerde; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen Standart Sözleşmeler (Standard Contractual Clauses - SCCs) veya taahhütnameler akdedilerek uygun güvence sağlanır.
3. Gerektiği ve mevzuatın zorunlu kıldığı hallerde İlgili Kişilerden Açık Rıza temin edilir.

Yurt dışına aktarılan kişisel verileriniz bakımından KVKK m. 11’deki haklarınız eksiksiz şekilde geçerliliğini korur.

---

8. Özel Nitelikli Kişisel Veriler Ve Otomatik PII Maskeleme

Kynic Agent platformu kural olarak özel nitelikli kişisel verilerin (sağlık, biyometrik veri, dini/siyasi inanç vb.) işlenmesi amacıyla tasarlanmamıştır. Müşterilerin Son Kullanıcılardan bu tür veri toplaması Hizmet Şartları Sözleşmesi (Madde 7 - Kabul Edilebilir Kullanım) uyarınca yasaktır.

Teknik Güvence (Otomatik PII Maskeleme Katmanı): Sohbet ve mesaj verileri harici yapay zeka servislerine (OpenAI, Gemini vb.) iletilmeden önce; sistem tarafından tespit edilebilen kimlik numarası, kredi kartı numarası, telefon numarası gibi yüksek riskli veriler otomatik PII (Kişisel Tanımlanabilir Bilgi) Maskeleme Katmanı aracılığıyla maskelenmektedir. Bu teknik tedbir, özel nitelikli veri işleme riskini minimize eder ve detayları Veri İşleme Sözleşmesi dokümanında düzenlenmiştir.

---

9. Verilerin Saklanması, Silinmesi Ve İmha Süreleri

Kişisel verileriniz, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen kanuni saklama sürelerine uygun olarak muhafaza edilir.

Saklama süresi sona eren veya işleme amacı ortadan kalkan kişisel veriler, Veri Saklama ve İmha Politikamız ile KVKK mevzuatına uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

---

10. Otomatik Sistemlerle İşleme Ve İtiraz Hakkı

Hizmetlerimiz kapsamında Son Kullanıcı mesajları yapay zeka modelleri tarafından otomatik olarak yanıtlanabilir. Bu işleme faaliyeti, tek başına ilgili kişi hakkında hukuki bir sonuç doğuran veya kişiyi olumsuz etkileyen münhasıran otomatik karar niteliğinde değildir. Müşterilerimiz diledikleri aşamada manuel insan müdahalesi sağlayabilirler. İlgili kişiler otomatik analize itiraz haklarını kullanabilirler.

---

11. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. KVKK m. 7’de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Önemli Not (Son Kullanıcılar İçin): Kynic Agent platformunu kullanan bir işletmenin (Müşteri) son kullanıcısı iseniz, sohbet verileriniz bakımından Veri Sorumlusu hizmet aldığınız Müşteri’dir. Haklarınızı kullanmaya yönelik taleplerinizi doğrudan hizmet aldığınız ilgili işletmeye iletmeniz gerekmektedir.

---

12. Başvuru Usulü Ve İletişim

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• E-posta ile Başvuru: Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden contact@kynicagent.com adresine başvurabilirsiniz.
• Yazılı Başvuru: Kimliğinizi teyit edici belgeler ile birlikte şirket adresimize yazılı ve ıslak imzalı dilekçe ile başvurabilirsiniz.

Başvurunuzda ad-soyad, TCKN/Pasaport No, tebligata esas adres, e-posta ve talep konusunun açıkça belirtilmesi zorunludur. Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

---

13. Güncellemeler Ve Yürürlük

Bu Aydınlatma Metni; mevzuattaki değişiklikler, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, VERBİS güncellemeleri veya Kynic Agent hizmetlerindeki teknolojik gelişmeler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin kynicagent.com/legal/kvkk adresinde yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.